01. Responsable del tratamiento y alcance

• Razón social: Systech de Honduras S.A. de C.V.
• RTN: 05019021326946
• Domicilio: San Pedro Sula, Cortés, Honduras
• Contacto de privacidad: alexfoxel@gmail.com

Esta política aplica a las personas que usan el sistema (usuarios de las empresas clientes), a quienes visitan sus páginas públicas y a quienes firman documentos enviados desde el sistema.

02. Datos que recopilamos

• Cuenta y usuarios: nombre, usuario, correo, teléfono, país, departamento y ciudad declarados, idioma y preferencias de la interfaz, contraseña (guardada solo en forma cifrada) y la configuración de verificación en dos pasos.
• Empresa: razón social, nombre comercial, RTN, dirección, teléfonos, logotipo, sucursales y configuración fiscal (CAI, rangos y correlativos).
• Información que registra la empresa cliente: clientes, proveedores, empleados y beneficiarios de pagos (nombre, identidad o RTN, dirección, teléfono, correo, cuentas bancarias), productos y documentos (facturas, compras, inventario, cuentas por cobrar y por pagar, cheques, transferencias y partidas). Sobre estos datos Systech actúa por cuenta de la empresa (ver sección 5).
• Firma electrónica de documentos: nombre, identidad, teléfono y correo del firmante; la imagen de su firma; su ubicación (latitud y longitud, que el navegador solicita y que es necesaria para firmar); IP, navegador, fecha y hora; y la huella digital (hash) del documento firmado.
• Seguridad y uso: dirección IP, navegador y dispositivo; historial de inicios de sesión e intentos fallidos; dispositivos autorizados; IPs bloqueadas por intentos de ataque; historial de cambios en documentos y configuraciones (quién, qué y cuándo); y registros técnicos de errores.
• Pagos: identificador y estado de la orden de pago. No guardamos números de tarjeta ni códigos de seguridad.
• Soporte: mensajes del chat de soporte y correos que nos envíes.
• Encuesta al eliminar la cuenta: motivo, calificación y comentarios que decidas darnos (solo el motivo es obligatorio). La usamos para mejorar el servicio; no queda asociada a tus datos personales una vez eliminada la cuenta, salvo que nos autorices a contactarte.
• Aceptación de documentos legales: fecha y hora, versión aceptada y dirección IP.
• Preferencias de privacidad: qué servicios opcionales aceptaste o rechazaste, cuándo, la versión de la Política de Cookies, el país y la región normativa detectados a partir de tu IP o de tu perfil, si tu navegador envió la señal Global Privacy Control, la IP y el navegador. Lo guardamos como constancia de tu decisión.

No recopilamos datos con fines publicitarios, no elaboramos perfiles comerciales y no usamos herramientas de analítica de terceros.

03. Para qué usamos los datos

• Crear y administrar la cuenta, la empresa, sus sucursales y sus usuarios.
• Prestar las funciones del sistema: facturación, inventario, cuentas por cobrar y por pagar, cheques y transferencias, contabilidad, reportes e impresión.
• Gestionar la firma electrónica de documentos y conservar la constancia de cada firma.
• Proteger las cuentas: verificar dispositivos, detectar accesos no autorizados, bloquear ataques y auditar cambios.
• Cobrar la suscripción y aplicar los límites de cada plan.
• Enviar correos del servicio (activación, recuperación de contraseña, verificación y avisos).
• Dar soporte técnico.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales o requerimientos válidos de autoridades.

No se toman decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas.

04. Base para el tratamiento

• La ejecución del contrato de servicio que aceptas al registrarte o al usar el sistema.
• Tu consentimiento, que otorgas al aceptar esta política; en el caso de la ubicación, al permitirla en el navegador para firmar un documento; y en el de los servicios opcionales (chat de soporte), al activarlos. Este último lo puedes retirar en cualquier momento en Mi perfil > Privacidad sin dejar de usar el sistema.
• El cumplimiento de obligaciones legales y fiscales.
• El interés legítimo en mantener la seguridad del servicio y prevenir fraudes.

05. Datos que la empresa cliente registra en el sistema

Los datos de clientes, proveedores, empleados, beneficiarios y firmantes que una empresa registra en el sistema son responsabilidad de esa empresa. Systech actúa como encargado del tratamiento: los procesa solo para prestar el servicio y según las instrucciones de la empresa, no los usa para fines propios, no los vende y los mantiene confidenciales.

Si tus datos fueron registrados por una empresa cliente (por ejemplo, eres su cliente, proveedor o empleado), dirige tus solicitudes primero a esa empresa. Systech colaborará con ella para atenderlas.

06. Con quién compartimos datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Para operar el servicio usamos los siguientes proveedores, que reciben solo la información necesaria:

Cuando tú decides compartir un documento o un enlace de firma por WhatsApp o correo, ese envío lo haces a través de esos servicios y queda sujeto a sus políticas.

También podemos entregar datos a autoridades competentes cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.

07. Datos fuera de Honduras

Varios de los proveedores anteriores tienen su infraestructura fuera de Honduras (por ejemplo, en Estados Unidos o Europa). Al usar el servicio aceptas que los datos puedan tratarse en esos países; exigimos a los proveedores medidas de seguridad razonables y, cuando la ley de tu país lo pide, garantías adecuadas para la transferencia (como cláusulas contractuales tipo o marcos de adecuación).

El chat de soporte (Tawk.to) es el único servicio que recibe tus datos de cuenta solo si tú lo autorizas: si no lo activas, no se carga ni recibe nada.

08. Según dónde te encuentres

Aplicamos la regla más protectora que corresponde a tu región, que detectamos a partir de tu dirección IP o, si no se puede, del país de tu perfil o de tu empresa. Si no logramos saberlo, aplicamos la regla más estricta.

• Unión Europea, Espacio Económico Europeo, Reino Unido, Suiza, Brasil y Canadá: los servicios opcionales vienen desactivados hasta que los actives (RGPD, UK GDPR, LGPD y leyes equivalentes). Además de los derechos de la sección "Tus derechos", puedes pedir la limitación del tratamiento y la portabilidad de tus datos, y presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de tu país.
• Estados Unidos (California y otros estados con leyes de privacidad): no vendemos ni compartimos datos personales con fines de publicidad. Respetamos la señal Global Privacy Control de tu navegador como una solicitud de exclusión.
• México, Centroamérica, Sudamérica y el resto de países: los servicios opcionales vienen activados con aviso previo y los puedes rechazar en esa misma pantalla o después en Mi perfil > Privacidad. Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) según la ley de tu país.

09. Seguridad de la información

Usamos conexión cifrada (HTTPS), contraseñas guardadas con cifrado irreversible, verificación en dos pasos opcional, permisos por rol, control de dispositivos, bloqueo de IPs ante ataques, una base de datos separada por empresa, historial de cambios y respaldos. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo comunicaremos a las empresas afectadas sin demora injustificada.

10. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Cuenta, empresa e información registrada: mientras la suscripción esté activa.
• Si el administrador responsable elimina la cuenta de la empresa: 90 días para que exporte su información. Llegada la fecha se desactivan la empresa y todos sus usuarios, se elimina la información de la empresa y se eliminan los datos personales de los usuarios, salvo lo que la ley obligue a conservar (por ejemplo, las facturas de la suscripción).
• Si un usuario deja de trabajar con la empresa, el administrador puede desactivarlo; sus datos personales se eliminan junto con la cuenta de la empresa o a pedido suyo escribiendo a alexfoxel@gmail.com.
• Documentos fiscales y contables: durante los plazos que exija la legislación fiscal y mercantil.
• Constancias de firma electrónica: mientras exista el documento firmado en la cuenta de la empresa.
• Historial de inicios de sesión, estadísticas de acceso y dispositivos sin uso: 12 meses.
• Registros técnicos de errores: 90 días.
• Estos plazos se aplican con una limpieza automática diaria.
• Respaldos: se reemplazan en su ciclo normal de rotación.

11. Tus derechos

Puedes pedir acceso a tus datos, su corrección, su eliminación, oponerte a un tratamiento, retirar tu consentimiento o solicitar una copia exportable. Muchos datos los puedes corregir tú mismo en tu perfil, y la empresa puede exportar su información a Excel desde el sistema.

La cuenta pertenece a la empresa cliente: su administrador responsable puede eliminarla con la opción "Eliminar la cuenta" del menú de usuario, que indica qué se elimina y la fecha exacta, y permite cancelarla antes de esa fecha.

Para ejercer estos derechos escribe a alexfoxel@gmail.com indicando tu nombre, tu usuario o correo y lo que solicitas. Verificaremos tu identidad y responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles. Algunas eliminaciones pueden estar limitadas por obligaciones fiscales o legales. Retirar el consentimiento a esta política implica dejar de usar el servicio; retirar el de los servicios opcionales no (Mi perfil > Privacidad).

12. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y a personas mayores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores como usuarios del sistema.

13. Cookies

El detalle de las cookies y del almacenamiento en el navegador está en la Política de Cookies.

14. Cambios a esta política

Cada versión indica su número y su fecha. Cuando hagamos un cambio importante, te pediremos leer y aceptar la nueva versión al iniciar sesión; si no la aceptas, no podrás seguir usando el sistema.

15. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad escribe a alexfoxel@gmail.com.